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レンタルオフィスとバーチャルオフィス 会社設立/2016.05.23

 設立登記の費用や業務に必要な物品を揃える必要があるため、会社設立時には出費が嵩んでしまいます。

少しでも経費を節約するためにレンタルオフィスやバーチャルオフィスを視野にいれている方も少なからずいるのではないでしょうか?

しかし安易に決めてしまうのは早計です。レンタルオフィスもバーチャルオフィスも、当然ですがメリットとデメリットがありますので、しっかり理解したうえで判断を下すようにしましょう。

レンタルオフィスとは?

レンタルオフィスとは、一般的な貸事務所に比べて低予算で借りられるオフィスのことをさします。レンタルオフィスは本店所在地として登記可能なことがほとんどであり、それぞれ専用スペース(机、椅子、個室等)を与えられます。

個別に使用できるスペースは賃料によって変わってきますが、専用机と椅子のみ、というコンパクトなものから、小さな執務スペースが確保されているものなど、様々なオフィスがあります。

賃料相場は50,000~70,000円から数十万円と幅広いです。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは「場所」を借りるのではなく、本店所在地の住所や電話番号、FAX番号などを借りるサービスのことです。

一般的にオプションとなりますが、打ち合わせスペースを借りたり、郵便物の受け取りや転送・電話対応を委託したりすることが可能な場合が多いです。

場所を借りないので、賃料は安く、数千円~数万円と、貸事務所やレンタルオフィスの場合と比べて安くなっています。

※参考:シェアオフィスって?

机や椅子、インターネット回線などを共同使用できるオフィスのことをシェアオフィスと呼ぶことが多いです。シェアオフィスでも登記の際に本店所在地の住所として使えるところがあり、オプションで打ち合わせスペースや電話や郵便に関するサービスを利用できるところも多いです。

相場はバーチャルオフィスとレンタルオフィスの中間、30,000円から50,000円程度になっているところが多いようです。

レンタルオフィスのメリット

レンタルオフィスのメリットとしては以下のような点が挙げられます。

立地条件の良いオフィスを借りることができる

会社や事業のブランディング、ということを考えると、本店所在地が持つイメージは重要です。

例えば、ITベンチャー⇒渋谷、ファッション⇒青山、歴史のある大企業⇒大手町…といったようなイメージを持つ方も多いのではないでしょうか。

一方で、このようなイメージが良い立地のオフィスは、家賃が高いことがほとんどです。スタートアップでなるべく費用を抑えたい、でも、良い立地のオフィスを借りたい、というときに、レンタルオフィスは強い味方になってくれるでしょう。

貸事務所と比較して、費用がかからないことが多い

貸事務所を借りるときにかかってしまう、敷金や礼金、前払家賃といった費用やクリーニング代、オフィスレイアウトにかかる費用などを抑えることができます。

会社の拡大計画に合わせて、オフィスの広さをコントロールしやすい

家賃は会社の固定費の中でも大きな割合を占めるものです。

会社が拡大していくのは喜ばしいことですが、その都度オフィスを借り換えていたのでは、費用がかさんでしまいます。

そのような場合、しばらくはレンタルオフィスを活用して様子を見る、若干の増員のため机2つ分だけ拡大する、といった対応がレンタルオフィスを活用すると柔軟に行えます。

法人口座の開設が可能な場合が多い

バーチャルオフィスの場合は断られてしまうことが多いのですが、レンタルオフィスの場合は法人口座の開設も比較的スムーズにいくことが多いです。

登記可能なオフィスが多い

レンタルオフィスのウェブサイトを見てみると、「法人登記可能」であることを謳っているオフィスが増えてきています。

レンタルオフィスの住所を本店所在地に、と考えていらっしゃる方は、ウェブサイト等で可否を確認してから契約を進めるのがよいでしょう。

レンタルオフィスのデメリット

一方、レンタルオフィスのデメリットとしては、以下のような点が考えられます。

オプションサービスを多用すると、結果として貸事務所よりも割高になってしまうことがある

電話対応・転送や郵便物の受け取りサービス等は、オプションサービスとして設定されているオフィスがほとんどです。

便利なサービスではありますが、あまり多用してしまうと、コストメリットが失われかねません。

運営会社が急遽レンタルオフィス事業から撤退してしまう可能性が多少なりとも存在する

それほど頻発することではないかもしれませんが、運営会社がレンタルオフィス事業から急遽撤退してしまう、ということも念頭においておく必要があるでしょう。

自社都合ではない引っ越しが発生してしまう可能性があります。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットは、以下のような点があります。

レンタルオフィス以上に安く使用することができる

バーチャルオフィスは「場所」そのものを借りるサービスではありませんから、通常オフィスを借りるときにかかる、敷金や礼金、前払家賃などが発生しません。安価なところだと、数千円の費用からサービスを利用することができます。

一等地の住所を使うことができる

スタートアップ時の資金繰りに余裕がない段階で、一等地にオフィスを構えるのはなかなか困難です。しかし、バーチャルオフィスを使うことで、住所を一等地にすることができます。

会社の所在地が事業戦略上、重要になってくる場合は活用メリットが大きいでしょう。

自宅を登記する必要がなくなる ※個人情報を出さずにすむ

自宅は非常に機密性の高いプライバシーな情報ですが、登記してしまうと一般の目に晒されてしまうことになります。

このような事態を避けたいときに、登記はバーチャルオフィスで、実務は自宅で、という形でのセミナーも可能になります。

電話や郵便転送のサービス、打ち合わせスペースを利用できる

特に一人での起業を考えている場合、留守時に電話や郵便を受け取ってくれる方がいれば安心です。電話に出られずビジネスチャンスを逃した…というような、機会損失を少なくすることができるでしょう。

またクライアントとの打ち合わせの際に使用できる、打ち合わせスペースを持っているバーチャルオフィス運営会社もあります。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスのデメリットは、次のとおりです。

法人口座を開設出来ないことが多い

バーチャルオフィスを本店所在地としたことで、実態が伴わないのではないか…と判断されてしまい、法人口座を開設できないケースが増えています。

振り込め詐欺等の犯罪対応のため、という致し方ない背景もありますが、バーチャルオフィスを本店所在地とすることを考えている方は、事前に確認しておいたほうがよいでしょう。バーチャルオフィスが金融機関を紹介できる、というケースもありますので、運営会社にも問い合わせるとよいでしょう。

許認可の取得が出来ない

許認可事業の中には、事業を展開するにあたり必要なスペースを確保していることが要件になる場合があります。許認可事業を行う可能性がある場合は、事前に行政書士等に相談し、バーチャルオフィスの利用が可能かどうかを見極めておきましょう。

社会保険や雇用保険の申請が出来ないことがある

バーチャルオフィスを使用していることで、事業の実態がないと判断され申請ができないことがあります。利用を検討している場合は、社会保険労務士に確認をするのがよいでしょう。

創業融資を受けられないことがある

こちらも、事業の実態がないのではないか、という理由で、自治体等の創業支援融資を受けられないことがあります。融資を検討している場合は、税理士等の専門家(創業融資支援が可能な専門家)に、契約前に相談するのがよいでしょう。

スタートアップ時に突然一等地の住所であることが、逆に不信につながることがある

一般的に、創業直後は資金繰りに余裕がない、と思われている方が多いため、創業直後から都心の一等地にオフィスを構えている、ということで怪しまれ、逆に不信につながってしまう可能性もなきにしもあらず、です。

まとめ

レンタルオフィス、バーチャルオフィスとも、様々なメリット・デメリットがありますので、自社の状況に一番適したオフィスを借りるようにしましょう。

特にバーチャルオフィスのデメリットにある、法人口座の開設に困難が生じてしまう点、許認可の取得が難しい点などは、ビジネスの根幹に関わる問題ですので、専門家に相談するなどして慎重に進めるのがよいでしょう。

また、ここにあげた以外のオフィスの選択肢もあります。

一般的な貸事務所を借りる、インキュベーションオフィスを活用する、自宅兼オフィスとする、間借りをする等、選択肢は複数あります。

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