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こんなに大変!中小企業の経理担当のスケジュール 財務・会計/2016.05.23

会社の設立をしたばかりであったり、ベンチャー企業の場合には、経理や総務のスタッフ不足でお悩みの方も多いと思います。
経理には専門知識も必要ですので、専門家に任すことができたらなあ、と思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、まずは経理の業務にはどんなものがあって、どのような業務をアウトソーシングできるのか、経理担当の方の参考にもなるように、各中小企業に共通する経理スケジュールについて、時期ごとにまとめてみました。

1.中小企業の経理担当のスケジュール

中小企業の経理担当は、さまざまな業務をこなさなければなりません。
特に、決算期・年末・確定申告時は繁忙期とよばれ、通常の業務以外にもたくさんの業務があり、期日までに終わらせなければならず、計画的に資料を集めて業務を行っていくことが大切です。

(1)日常業務

経理担当は、まずは日々の経理をきちんと行うことが基本業務です。
これは、会社の活動を記録する作業です。日々の経理をきちんと行うことで、これを集計して業務成果を把握し、会社全体の管理にもつなげていくことができます。

日常業務には、

  • ①現金の出納管理
  • ②当座預金・普通預金の管理
  • ③経費の精算業務
  • ④伝票の記帳・整理
  • ⑤売上集計
  • ⑥会計システムへの入力

があります。

このうち①の現金出納管理は経理で一番大切といわれ、毎日の現金の出し入れを会計帳簿に記録して、残高が記録とあっているかどうか確認し、現金の内部管理につなげます。
最後の⑥会計システムへの入力では、会計書類から会計システムへの入力を行います。
経理をアウトソーシングする場合には、会社で入力したもののチェック・訂正をしてもらうか、入力自体をしてもらうことになります。
入力のもとになる会計書類の作成は会社が行いますが、どのように作成すれば分からない場合には、顧問税理士や担当者が経理指導を行ってくれます。

(2)月次業務

日常業務のほかに、経理担当には1か月に一度行わなければならない業務があります。経理が月末が忙しいのは、この月次業務があるからです。

月次業務には、

  • ①取引先への請求と回収
    ②仕入や経費の支払決済
    ③月次決算と報告
    ④資金繰り表の作成
    ⑤毎月10日または半年に一度の源泉所得税の納付
    ⑥給与支払い時の給与計算
    ⑦月末に社会保険料の支払い

があります。

月次業務は、お金を回収したり支払ったりということは会社がしなければなりませんが、その他の部分はアウトソーシングできる業務です。
月ごとに会計記録を集計して報告し、会社全体の成果を振りかえり改善点を提案するので、会社の業績アップにつなげることができます。
給与や社会保険料の計算は複雑ですので、給料計算をアウトソーシングしている会社もたくさんあります。
給料計算は計算ミスが許されないほか、秘密保持が大切なデリケートな領域ですので、アウトソーシングするのであれば、信頼できる顧問税理士などに相談するのが良いでしょう。

(3)年末の業務

年末は、日常業務や月次業務のほかにプラスして年末調整などがあり、経理担当には大忙しな時期です。
実際には準備のために秋頃から年末にむけて徐々にいそがしくなり、年末をピークに1月までは忙しいのです。

年末の業務には、12月の年末調整と支払調書の作成、1月末までに行う法定調書と償却資産申告書の提出があります。

この中でも特に大変なものは年末調整です。

年末調整とは?

年末調整とは、各従業員の所得税の計算をするために行うものです。
秋に税務署から扶養控除申告書などの書式が出ますので、これを従業員に配布して、11月初旬までに提出してもらいます。
チェックして不備があれば各従業員に問い合わせを行わなければなりませんので、早めに始めることが大切です。
各控除額を計算のうえ所得税の還付額を計算し、12月または1月の給料支払い時には、各従業員へ還付します。

また、マイナンバー制度が導入され、扶養控除申告書にはマイナンバーが必要になり、マイナンバーの収集や管理もあわせて行わなければならなくなりました。
扶養控除申告書やマイナンバーの収集は会社が行わなければなりませんが、年末調整自体やさまざまな書類の作成・提出については、アウトソーシングすることができます。
このうち税金に関わるものについては、税理士のみが代理で手続きをして良いと決められている部分ですので、誰にでも頼めるわけではありません。
大切な従業員の年末調整をしっかり行ってくれたり、マイナンバーの管理について相談するには、信頼できる顧問税理士を見つけることがポイントになります。

(4)中間決算、決算の業務

通常は年に1回の決算があり、会社によっては半年に1度の中間決算や、1回~3回の四半期決算を行うこともあります。
会社で決算自体を行わない場合にも、法人税や消費税の中間申告や予定申告が必要な場合もあります。
決算期には、日常業務や月次業務のほかにたくさんの業務を行わなければなりません。

決算の業務には、

  • ①棚卸しと在庫表の作成
    ②普通預金・当座預金の残高確認と残高確認書の取り寄せ
    ③仮払い・仮受けの内容確認と精算
    ④未収金・未払金・買掛金・売掛金の確認
    ⑤資産の確認
  • ⑥経過勘定の計上
  • ⑦決算書作成
  • ⑧法人税・消費税の申告書作成

があります。

棚卸しだけでも大変なのですが、仮払い・仮受け・未収金・未払金・買掛金・売掛金・資産のひとつひとつをすべて確認し、精算できるものは精算しなければなりません
また、普段は受取ったり支払ったりした金額を収益や費用としていても、決算時に請求書がない分についてもサービスを提供したり受けたりしていれば、収益や費用にあげなければなりませんので、決算日後の請求書などについてもチェックしなければなりません。
これらはすべて、決算書や法人税、消費税の申告書を作成するために必要な業務です。
決算業務は、棚卸しや書類の取り寄せは会社が行わなければなりませんが、そのほかの業務は顧問税理士と契約をしていれば、顧問税理士が会社に確認しながら、業務を進めてくれます。
とくに決算書の作成や申告書の作成には専門知識が必要な部分もあり、どのように作成すれば一番会社にとって有利なのかを判断する必要もあります。
会社に親身になってくれる信頼できる顧問税理士を見つけることができれば、決算も不安なく乗り越えられますね。

(5)その他の業務

①その他の経理担当の業務

経理担当は、上記にあげた業務のほかにも、自動車税の支払い、固定資産税の支払い、社会保険の手続き、ハローワークの手続きなどを行わなければなりません。

②新しい従業員を雇用した場合

新しい従業員を雇用した場合には、入社してすぐに扶養控除申告書とマイナンバーを提出してもらわなければならなりません。
これは、もしその従業員が年末前に退職することになってしまった場合に、これらの書類を手にいれる機会がなくなり、会社で書類を作成できなくなってしまうからです。

③確定申告(3月)

個人事業の場合、会社の決算と同じ業務を3月に行う必要があります。
会社の場合でも、役員や従業員が不動産所得がある、2か所から給料をもらっているなどの理由で、年末調整を行わず確定申告を行う場合には、所得税の申告書の作成をしなければなりません。
役員や従業員が自分で作成することもできますが、複雑な場合には顧問税理士に依頼すると良いでしょう。

④税法などの改正チェック

税や制度の改正は頻繁にあるので、常に動向を確認して、正しい処理や申告を行わなければなりません。
このような情報を確認して自社への影響を把握することも経理担当の役目です。消費税のアップなど将来予想される税制改正に備えることができます。
しっかりした顧問税理士であれば、常に最新の情報を入手しているので、適切な時期に会社へのアナウンスを行ってくれます。

⑤税務調査対応

税務調査は数年に一度実施されるので、税務署への対応をし、問題があれば修正申告をしなければなりません。
税務署への対応は、税理士によって多種多様です。実績と経験があったり、親身になって対応をしてくれる顧問税理士を見つけることが大切です。

2.経理スタッフ不足の場合には

上述したとおり、中小企業の経理担当のスケジュールと一口に言っても、数多くの業務があります。
経理をおろそかにすると、会社の業績がわからなくなるばかりか、税務署から加算税などのペナルティを課されてしまうこともあります。
経理は、会社のお金や機密情報を扱い、会社の成果を把握するとてもデリケートな分野です。
専門家である税理士に依頼する場合には、知識や経験はもちろん、親身になってくれるかどうかも大切な要素です。
経理スタッフ不足の場合には、信頼できるしっかりとした顧問税理士を見つけることで、効率的に経理を行っていけるでしょう。

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