業務にクラウドサービスを使った経験がある方も多いかと思います。

社内情報共有、データ共有、ファイル管理、スケジュール管理といった「情報を共有する」という観点に主眼を置いたサービスから、財務・経理、給与計算、営業支援など特定の業務に特化したサービスまで、さまざまなサービスが展開されています。

クラウドサービスの利点のひとつに、導入費用の安さ（条件によっては無料の場合も！）があげられます。

大規模なIT投資が難しい中小企業や資金繰りが安定しない設立間もない会社であっても、サービスを導入しやすいでしょう。

最近では様々なクラウドサービスが登場しています。ファイル保管、データ共有、社内の情報共有、スケジュールの共有をはじめ、財務会計、業務支援といった企業内部の業務効率化ができるサービスもあります。

こちらのシリーズでは業務効率化に役立つ、クラウドサービスを紹介していきます。

チャットワークとは？

「チャットワーク」は「オンライン会議室」のコンセプトのコミュニケーションツールです。

社内でのコミュニケーションに活用できますし、設定により社外の方とのコミュニケーションにも使うことができます。

チャットワークで出来ること

ここからは実際に使ってみての経験も含め、チャットワークで出来ることをまとめていきます。

いつでも好きなタイミングで情報発信ができる

クラウド型のサービスなので、相手がオンライン／オフラインに関わらずメッセージを送ることができます。

メッセージの引用や返信が容易

メッセージ全体を引用したいとき、メッセージに返信したいときは、対象メッセージにマウスを合わせると、引用・返信のリンクが出てくるので簡単に引用、返信ができます。

また、メッセージの一部を引用したいときは、引用したい部分を選択すると「メッセージに引用」、「タスクに引用」のリンクが出てきます。こちらも簡単です。

メールよりも容量の大きいファイルの共有が出来る。ドラッグ＆ドロップで簡単に共有可能。

メール添付でのファイル送信には、容量制限が課せられていることが多いです（通常10MB程度。Gmailでも25MBです）。

チャットワークの場合だと、1ファイルにつき5GBまで、一度に複数ファイルを送信することができます。メールよりも大容量のファイルを扱うことができます。

ファイルのアップロードもドラッグ＆ドロップで簡単にできます。

タスク管理機能がある

チャットワークにはタスク管理機能があります。

自分が依頼者／担当者別の管理、完了／未完了別の管理、タスクの期限別（期限切れ、本日中、1週間以内、期限なし）ができます。グループチャット内でのタスクについては、自分のタスクか否か、での表示切替もできます。

エモーティコン（絵文字）の活用で簡単な返信もできる

チャットワークにはエモーティコンと呼ばれる絵文字機能があります（絵文字は設定により無効にすることもできます）。

社内でのフランクなやりとり、Facebookのいいね！のように絵文字を使用するなど、利用方針次第では有効に活用することもできます。

ビデオ会議もできる

チャットワークではビデオ会議（音声通話）も出来ます。最大で100人までつなぐことができるそうです。

ビデオ会議では画面共有も可能なので、遠隔地にいる人と同じ画面を見ながら話すこともできます。

未読、既読は相手に伝わらないので、ツールにしばられることなく業務を遂行できる（集中したいときは仕事に集中できる。自分のタイミングで返信できる。）

チャットワークは相手に既読通知が届かないため、自分のタイミングで返信ができます。返信は後回しにしたい、作業の手を止められない・・・というときに、ついメッセージを開いてしまっても、相手に既読通知がなされないので、返信のプレッシャーからは解放されます。

一度開いたメッセージの状態を未読に戻すこともできるので、返信漏れを防ぐこともできます。

全メッセージがあらゆる端末で同期されている

クラウドサービスの大きなメリットのひとつです。

チャットワークのメッセージはあらゆる端末で同期されているので、環境を選ばず確認することができます。

過去のやり取りの履歴を簡単に探すことができる

チャットワークでは、チャットを横断してメッセージを検索することができます。

メールを検索する際に、メールボックスやフォルダーが異なるため、なかなか目的のメールを見つけられなかった、ということがあるかもしれません。

そのような不便をチャットワークでは解消することができます。

メッセージの編集や削除ができる

チャットワークでは送信したメッセージを編集、削除できます。

誤送信したメッセージを正しいメッセージに差し替えることができるので、誤送信による認識の齟齬の発生を防ぐことができます。

…と、１ユーザーの視点からでも、いくつも便利な機能を思いつきました。

また、自分自身の業務効率のために、簡単なメモを残したり個人のタスク管理にも使えます。私は読書メモなどにも活用していますが、検索もしやすいのでとても便利です。

セキュリティは大丈夫？

クラウドサービスの導入にあたり、懸念されるのが「セキュリティ」です。

チャットワークのウェブサイトを見てみると、メッセージは全て暗号化されており、会社としてもISMSを取得しているなど、セキュリティ向上の取組もしっかりとなされているようです。第三者機関による監査もなされているようです。

http://www.chatwork.com/ja/security/

中小企業～大企業の導入事例が複数あるので、事例を参考に自社での運用イメージを作ってみるのもよいでしょう。