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【TeachmeBiz】クラウドサービスを活用した業務効率化(2) Web/IT/2016.05.23

前回の記事ではコミュニケーションツールの「チャットワーク」をご紹介しました。

今回のテーマは「マニュアル」です。

業務上、または、日常生活でマニュアルを使ったことがない、という方は、ほとんどいないのではないでしょうか。それぐらい私たちの身の周りに浸透している「マニュアル」ですが、様々な問題点があります。

私自身も「作成する側」、「利用する側」の双方を経験したことがありますが、以下のような問題が発生していました。

  1. オフィスソフトで作ったマニュアルは更新が大変!
  2. マニュアルのどのバージョンが最新なのか、わからなくなる
  3. せっかく作ったのに見てもらえない。結局口頭で聞かれる。
  4. 写真や図表を使って、充実したマニュアルを作ろうとすると、作成工数が膨らんでしまう
  5. 業務上の機密事項を記載しているようなマニュアルがあるにも関わらず、セキュリティの確保が困難
  6. 調べたい情報を探すのが大変(検索性が低い)

マニュアルを運用している会社では、多かれ少なかれ発生している課題だと思います。

そこでクラウドサービスを活用することで、上記のような課題の解決につながります。今回も私自身が利用した実体験を踏まえ、記載していきます!

TeachmeBiz

「TeachmeBiz」は株式会社スタディストが提供するマニュアル作成、共有のためのクラウドサービスです。画像や動画を使ったマニュアルが簡単に作成できます(画像も専用ソフトを使わなくても、写真やパワーポイントなどのプレゼンテーションソフトで作ることもできますので、とても簡単です)。

それではクラウドサービスを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか?

前述した課題・お悩みごとにまとめていきます。

1.オフィスソフトで作ったマニュアルは更新が大変!

オフィス系のソフトは非常に便利ではありますが、そもそもの目的が「文書作成」、「表計算」、「プレゼンテーション」等であるため、「マニュアルを作る」という目的に完全に沿ったソフトではありません。

TeachmeBizのサイトにもありますが、オフィスソフトでマニュアルを作ろうとすると、10工程以上の手間がかかってしまい非常に面倒です。

一方で、TeachmeBizを使うと、撮影(or画像作成)⇒画像編集⇒テキスト入力⇒公開、と手数が大幅に減るため、手軽にマニュアルを作ることができます。

2.マニュアルのどのバージョンが最新なのか、わからなくなる

オフィスソフトで作成して共有サーバー等に配置する、という運用だと、ファイルのバージョン管理はマニュアル作成者の手作業で、善意に依って行われます、

ファイル名を誤ってしまう、誤ったファイルを更新してしまう等、人為的なミスが発生することが多いです。

一方、クラウドサービスを使うと、クラウド上で更新管理がなされますので常に最新のマニュアルを参照することができます。

3.せっかく作ったのに見てもらえない。結局口頭で聞かれる。

マニュアルを作ったことがある人なら、一度は経験あるのではないのでしょうか。

せっかくマニュアルを作ったのに「マニュアルがどこにあるかわからない」、「(社内からのみアクセスできる環境に保管しているため)外から見ることができない」、「口頭で聞いたほうが早いから」、「え?マニュアルあるんですか」・・・というような理由で、口頭で質問されてしまったこと。

TeachmeBizにはメールやアプリに通知をしてくれる「プッシュ通知機能」があるので、「見てない」、「聞いてない」を減らすことができます。

また、クラウドサービスなので、外勤の営業職の人なども確認しやすいです。

4.写真や図表を使って、充実したマニュアルを作ろうとすると、作成工数が膨らんでしまう

わかりやすいマニュアルには、写真や図表の利用が効果的ですが、写真等を準備しようとすると、撮影や画像加工、オフィスソフト用にレイアウト調整する等、手間が増えてしまいます。

1.でも紹介した特徴ですが、TeachmeBizでは手数を大幅に減らしてマニュアル作成ができ、視覚的にもわかりやすい、効果的なマニュアルを作ることができます。

5.業務上の機密事項を記載しているようなマニュアルがあるにも関わらず、セキュリティの確保が困難

マニュアルには他社には知られたくないような情報が記載されることもあります。また、退職した社員が情報を持っていく…というようなことがあれば大変です。

TeachmeBizは経済産業省公表の「クラウドサービスレベルのチェックリスト」をクリアしているため、安心・安全な環境で運用されています。

データの安全性や運用の安全性についても、積極的な取り組みがなされています。 ※詳しくはコチラ⇒https://biz.teachme.jp/function/security/

また実運用する際の安全性を担保するための機能も、実装されています。

二重パスワードでログインが厳重に管理でき、権限管理で人に編集・閲覧の権限を柔軟に変更できます。

またIPアドレスでのアクセス制限や端末ごとのアクセス管理も可能ですので、「社外からは見られたくない」、「登録した端末からしか見せたくない」といったような、各社の事情に応じた設定が可能です。

6.調べたい情報を探すのが大変(検索性が低い)

マニュアル活用が浸透しない理由の一つに、調べたい情報を探し出すのが大変、という点があげられるでしょう。

共有フォルダにマニュアルを置いていたとしても、ファイル名のルールや保存先などの管理ルールが周知徹底されていなかったら、ファイル名検索でもなかなか探し出すことができない、という事態に陥ってしまいます。

TeachmeBizでは、本文検索、タグ検索、ソート機能で高い検索性が担保されています。

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