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中小事業者必見!理解しておくべきマイナンバーを活用するシーン 財務・会計/2016.10.24

2016年1月から導入がはじまったマイナンバー制度は、中小企業者にとっては、今までにない制度なので、どのようなシーンでどのような対応をしてよいのか、とまどうことも多いのではないでしょうか。

中小企業者にとって理解しておくべきマイナンバーを活用するシーンと注意点についてまとめましたので、ぜひ役立ててください。

1.中小企業にとってマイナンバーの取扱いとは

マイナンバーというと、厳重な管理が必要なイメージがあると思います。最初に、中小企業にとって、マイナンバーの取扱いはどのようなものかを解説いたします。

マイナンバーは、行政機関以外の民間事業者であっても、法律によって、しっかりと厳重に管理する必要があるものです。

ただし、従業員の数が100名以下の民間事業者で、マイナンバーに関する業務委託を受けておらず、個人情報取扱事業者でも金融分野の事業者でもないといったような場合には、特例措置があり、管理義務が通常より少し緩和されています。

たとえば、マイナンバーの基本方針や取扱規定などの策定を行わなければならないところ、既存の業務マニュアルなどにマイナンバーに関する事項をもりこむことでよいとされています。また、組織体制についても、責任者と事務取扱担当者を分けることでよいとされています。マイナンバーを削除する必要がある場合に、通常であれば破棄記録を保存しなければなりませんが、破棄を確認することでよいとされているなどが、あげられます。

2.中小企業でのマイナンバーを取り扱うには

実際に中小企業で、マイナンバーを取り扱い、運用していくためには、どうしたらよいのでしょうか。

まず、マイナンバーを取り扱う担当者が使用するパソコンは、誰でも使うことができたり、のぞいたりできないように配置をするとよいでしょう。たとえば、配置を奥のほうにしたり、パーテーションを使って見えないようにするなどの方法が考えられます。

実際にパソコンで、マイナンバーのデータを管理するときには、外部からの不正アクセスや情報流出を防止するために、セキュリティ対策を講じる必要があります。具体的には、セキュリティソフトを導入し、OSやセキュリティソフトのアップデートをしっかりと行うことがポイントです。情報を外部に持ち出すことができないよう、USBなどへの書き出しができないような措置をとることも必要です。

マイナンバーの情報を記載した書類については、鍵のかかる場所に保管し、鍵の管理を厳重にするようにしましょう。

3.中小企業でのマイナンバーの取扱いシーン

現時点では、マイナンバーが必要なシーンは、社会保障、税、災害対策分野での利用に限定されていますので、中小企業にとっては、給与、年金、健康保険、雇用保険、税金についての事務で必要になってきます。

具体的に、利用シーン別に注意点を解説していきたいと思います。

(1)従業員の入社時、退社時

マイナンバーは、年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの被保険者資格取得の届出に必要になりますので、従業員の入社と同時に取得しなければなりません。また、扶養控除申告書にもマイナンバーを記載する箇所があります。扶養控除申告書については、マイナンバーに関する帳簿を別に備え付け管理することで、マイナンバーの記載を省略るすことができます。

正社員でなくアルバイトであっても、扶養控除申告書が必要になります。入社後、すぐに退社してしまう場合には、マイナンバーを取得する機会がなくなってしまいますので、正社員であってもアルバイであっても、入社後すぐにマイナンバーを取得しておくようにしましょう。

従業員が退社する場合にも、退職所得の受給に関する申告書や、市区町村に提出する特別徴収にかかる給与所得者異動届出書、年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの資格喪失届にマイナンバーの記載が必要になります。

(2)支払調書の作成時

支払調書とは、報酬、料金、契約金等の支払いをした場合に作成する書類で、報酬等の額、源泉徴収の額などを記載し、平成28年1月1日以降に報酬などの料金を支払った場合には、マイナンバーや法人番号を記載する必要があります。

法人番号については、公表されているものを使うことができるので、本人確認といった手続きを行う必要はありませんが、個人のマイナンバーについては、本人確認をする必要があります。税務署に提出するものについてはマイナンバーを記載しますが、本人控の分については、番号を記載してはならないことになっていますので、番号の部分を空欄にするか、印字された番号を読み取れないように処理する必要があります。

(3)源泉徴収票の作成時

源泉徴収票とは、給与、退職手当などの支払いをした場合に、支払額や源泉徴収した所得税額を証明する書類で、年末調整のときに作成を行い、12月か1月の給料の支払い時に、従業員に交付し、必要な場合には税務署にも提出します。

源泉徴収票にもマイナンバーの記載が必要になりますが、支払調書と同じように、税務署に提出する分については番号の記載が必要ですが、本人に交付する源泉徴収票については、番号を記載する必要はありません。本人に交付するときに、郵便事故などで個人情報が流出するのを防止するためですので、番号を空欄にするか、印字された番号を読み取れないようにする必要があります。

4.まとめ

中小企業にとってマイナンバーの取扱いは、手間がかかり頭の痛い事項となりますが、しっかりと取扱いの手順を守っていきましょう。民間企業にとってマイナンバーが必要なシーンは、保険、年金、税金にかかわる部分ですので、信頼できる顧問税理士と契約しているのであれば、適切なアドバイスをもらえると思います。

マイナンバーについては、今後、活用シーンが増え、マイナンバーに関連する法律も改正されていくことが予想され、その動向についても注目していかなければなりませんので、そういった情報を提供してもらえるという意味でも、相談できる顧問税理士がいると安心できるのではないでしょうか。

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